A Gestão de Portfólio numa Organização Ágil
As mudanças estão a acontecer à nossa volta de uma forma cada vez mais rápida, sendo a tecnologia o principal suporte para a comunicação. Porém, não são as pessoas que devem ter de se adaptar à tecnologia, mas a tecnologia que deve estar ao serviço das pessoas, acompanhando as suas necessidades e expectativas cada vez mais elevadas.
É neste contexto que nasceu a premissa basilar do Agile nas organizações e, consequentemente, o maior desafio dos Portfolio Managers: assegurar uma carteira de projetos com entrega de soluções alinhadas com a maximização de valor ao cliente.
Mudança nas organizações
As organizações para poderem capturar os benefícios gerados pela adoção do Agile, tiveram de alterar os seus elementos organizativos, especialmente a sua cultura e os processos do seu modelo de organização.
As empresas tradicionais que transitaram para Agile tiveram de eliminar silos e competências no seu modelo de organização, diminuir níveis hierárquicos e descentralizar o poder de decisão da gestão de trabalho e do orçamento. Constituíram equipas multidisciplinares de IT e de Negócio auto-organizadas, com poder de decisão e concentrando conhecimento, ativos e autoridade, permitindo desta forma reduções significativas no time-to-market. O desenvolvimento de soluções passou a ser iterativo, incremental e focado na entrega de soluções diferenciadoras e de grande valor acrescentado para os clientes finais.
Vantagens
As vantagens são claras: redução nos custos de controlo, reporting e handover. A organização passa a ser dotada de flexibilidade para responder de imediato aos novos requisitos de cliente, não sendo orientada pelo push definido por planos de trabalho, mas pelo pull do feedback dos clientes que, aliado ao desenvolvimento incremental, permite, em última instância, responder num curto espaço de tempo a novos requisitos do cliente.
Riscos
Contudo, esta nova forma de trabalhar não deixa de apresentar alguns riscos adicionais:
O Product Owner, possuindo a autonomia para consolidar o feedback dos requisitos dos clientes e planear as melhorias a serem disponibilizadas em cada sprint, pode, caso não exista uma estratégia clara e devidamente comunicada pela organização, tomar opções que não estejam totalmente alinhadas com o rumo pretendido;
Produtos de inovação serem disponibilizados aos clientes de forma incremental e dispersa no tempo, dificultando a perceção da mais-valia do projeto como um todo;
Papel do PPM
Neste novo enquadramento a competência do Portfolio Manager tem de ser ajustado para dar prevalência à sua capacidade de garantir o alinhamento da estratégia e execução do portfolio, gerir financiamentos, coordenar a execução descentralizada do portfolio e, em paralelo, fomentar a excelência operacional.
Gerir financiamento
Na componente de gestão financeira, o Portfolio Manager apoia no processo de alocação de financiamento, relacionando os temas estratégicos a serem desenvolvidos e as equipas de produto. Embora os custos das equipas de produto sejam relativamente estáveis e previsíveis, a análise de investimento é dinâmica e iterativa, pois é realizada ao nível dos épicos. Desta forma, as equipas de produto devem atualizar constantemente estimativas de custo das suas entregas e dos épicos, assim como elaborar as respetivas análises de benefícios.
Considerando que o âmbito é ajustável, a distribuição do orçamento também o é, tornando imperativo a realização de reuniões periódicas de revisão de portfolio. Nestas reuniões de colaboração entre o Portfolio Manager e os gestores de negócio e produto, é analisada a situação atual e efetuada uma revisão de prioridades (ao nível dos épicos) de acordo com novos requisitos. O resultado destas reuniões pode ditar um redimensionamento dos investimentos, resultando numa maior geração de valor do portfolio e que salvaguarda os tetos orçamentais para cada tema estratégico.
Garantir alinhamento da estratégia e execução do portfolio
Apesar de as equipas de produto definirem o âmbito dos seus sprints, o portfolio manager deve continuamente assegurar o enquadramento das entregas dos produtos com os objetivos estratégicos da organização e providenciar orientações em como atingi-los. Deverá igualmente apoiar os gestores de produto na priorização das entregas e na coordenação com outras equipas de produto.
Coordenar a execução descentralizada
Ao validar a revisão dos objetivos dos épicos, o Portfolio Manager está em posição de poder gerir dependências entre os diversos produtos por forma a explorar sinergias e reduzir riscos. Além das vantagens que advém de otimizar a coordenação de várias equipas de produto, deverá ainda conseguir identificar os tipos de inovação disruptiva que devem ser lançados como um produto completo.
A descentralização do poder de decisão para os níveis mais operacionais torna crítica a visibilidade em tempo-real do desempenho do portfolio de projetos para os níveis de direção e administração. O foco do desempenho do portfolio, a estes níveis, passa a traduzir-se na realização financeira dos temas estratégicos, na salvaguarda dos tetos máximos de orçamento definidos e na consideração de OKRs (objectives and key results) focados na execução dos benefícios gerados pelos vários temas estratégicos.
Benefício do Portfolio Manager
A função do Portfolio Manager tem assim um papel crítico para a realização dos benefícios do modelo Agile, passando a reforçar a sua importância na identificação de valor e redimensionamento do portfolio de forma periódica com vista a maximizar o retorno de investimento. Em paralelo, assegura melhorias na tomada de decisão através da consolidação e disponibilização de dados relevantes a nível operacional, tático e executivo, nomeadamente no que toca ao controlo da execução orçamental.
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A PPM Coachers
Presente em Portugal desde 2008, a PPM Coachers é uma empresa de consultoria que desenvolveu um Centro de Competência em Business Analysis, Project Management e IT Governance nas abordagens Ágeis e Waterfall. Os serviços da PPM Coachers podem abranger todo o ciclo de vida dos projetos da sua organização nos modelos de formação e outsourcing.
A nossa missão é colaborar com os nossos clientes para manter uma evolução contínua no seu grau de maturidade nestas áreas.
